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社内報のつくりかた

今さら訊けない社内報とは?特徴や目的とは?

今さら訊けない社内報とは?特徴や目的とは?

会社にとって社内報が果たす役割は大きいものです。しかし、引継ぎ状況などによっては、社内報発行の目的をきちんと理解しないまま、担当として制作を進めているという場合もあるのではないでしょうか。前任者が異動や退職されてしまったというようなケースでは、目的を確認したくても難しいこともあるでしょう。
社内報担当者であれば、ぜひ知っておきたい社内報の特徴や目的について解説しますので、参考にしてみてはいかがでしょうか。

社内報とは?特徴や発行目的は?

社内報とは、会社が社員やその家族を対象に発行する冊子や新聞などのことです。社報と呼ばれることもあります。一般的に、会社のコミュニケーションをつかさどる部門である広報部が発行を行うことが多く、会社全体の方針、部門や社員の情報などが掲載されます。紙媒体が主流ですが、時流に合わせてweb版やアプリ版を用意している会社も増えています。

発行の目的はさまざまですが、主な目的にあたるのが、社長をはじめとする会社トップの思いや経営方針などを社員に共有するということです。ほかにも、社員同士の理解やコミュニケーションの促進、社員のモチベーションアップ、社員の会社へのロイヤリティ意識の向上などが目的となります。

社内報に載せるのはどんなこと?

社内報にはさまざまな情報が掲載されます。特に決まりはありませんが、できるだけ社内で働いている人を紹介することで興味を持って読まれる可能性が高まります。部門バランスなどに配慮しながら、社員インタビューや職場紹介などを行うといいでしょう。

季節に合わせた企画として、新年度の社長メッセージや春の新入社員紹介といったものも定番です。社内報は会社からのお知らせを共有する目的もあります。社内イベントの実施報告、会社や職場からの連絡事項などを掲載するページも作っておくといいでしょう。

読んでもらえる社内報のポイント

ページ数にもよりますが、社内報を発行するのは大変です。せっかく発行するのであれば、できるだけ多くの社員に読んでもらいたいでしょう。読んでもらえる社内報にするためには、次のようなポイントを意識することが大切です。

まず、社内報のターゲットを明確にしましょう。社内報のターゲットとは、つまり配布先や閲覧先のことです。社員とその家族だけを対象にしたものなのか、グループ会社全体に配布するものなのかによっても内容は変わってきます。

ターゲットが定まったら、できるだけその一人ひとりに寄り添うような内容を企画していきましょう。社内報は新入社員から社長まで、会社に関わるあらゆる階層の人が目にします。また、すべての職場の人たちに配布されるものです。社員を紹介する際も、部門や性別、年齢に偏りが出ないような人選が求められます。誰が読んでも違和感がなく伝わる文章や内容にするのは難しいことですが、担当者の手腕の見せ所でもあります。

できるだけ読んでもらえる社内報にするには、社員が実務に役立てやすい情報にすることも大切です。業界の最新トレンド、取引先の部門紹介、会社に関するトリビア情報など、社員自身では収集が難しいような情報を載せると、社内報の付加価値も高まりやすくなります。

社内報を作成する際の注意点

社内報は多くの社員が読むだけでなく、時には外部の人の目に触れることもあります。個人情報や権利関係には十分に注意しましょう。社員であっても、個人情報の取り扱いには気を付ける必要があります。

また、肖像権にも注意しましょう。社員以外の人が映っている写真は、本人に個別に許可を取っていない限り、原則として社内報には掲載できません。著作権の侵害にも十分に気を付ける必要があります。

 

社内報にリニューアルは必要?

できるだけ面白いものを作ろうとしていても、季節ネタなどはどうしても毎年似たようなものになってしまったり、同じような構成が続いてしまったりということはあります。担当者がそのように思っているということは、読者も代り映えのしない誌面に飽きている可能性が高いでしょう。

このようなマンネリ化を防ぐひとつの方法がリニューアルです。たとえば、社員や周囲にほとんど読まれていない、デザインの人気がないといったときには、リニューアルが必要かもしれません。また、社員の会社へのロイヤリティを向上させたいときなども、リニューアルを検討してみるといいでしょう。

リニューアルする際の進め方

ただし、漠然とリニューアルを進めるのではなく、リニューアルの前には戦略を立てましょう。特に、目的についてはしっかりと見直すことが大切です。どんな情報を会社として発信すべきか、会社の現状課題は何かについて目を向け、それに答えるような企画が用意されていないのであれば加えるべきです。

会社のブランドに合ったデザインになっているか、デザインに統一感があるかという点も意識しましょう。見やすいレイアウトになっているか、文字量や文字の大きさ、フォントは適切かという点にもしっかりと気を配る必要があります。

もちろん、読者の声にも耳を傾けることが大事です。社内アンケートなどを実施し、社員が今どのようなことに関心があるのか、社内報に期待することは何なのかをリサーチするといいでしょう。仮に社員や周囲にほとんど読まれていないという状況であれば、内容が問題なのか、あるいはデザインが好まれていないのかなど、原因によって対策が変わってきます。きちんとそれを解決するようなリニューアルにしなければ、再び同じ問題が起こってしまいます。

リニューアルにも大小あり、まずは新しい企画を立ち上げて反応を見るという方法もありますし、表紙を含めてデザインや内容を大きく刷新することもできます。リニューアルすることを社員に受け入れられやすいのは春や新年のタイミングです。リニューアルして良くなったといわれるように、しっかりと戦略を立てて実りの多いリニューアルを行いましょう。

社員に役立つ社内報を作成しよう

社内報には、社長や役員などのトップの現場に届ける、社内情報の周知といった社内報にしかできない役割が多くあります。そして、その役割を果たすことで最終的に働く社員のモチベーションを上げていくことが最も期待されることです。直接的なものでも、間接的なものでも構わないので、できるだけ社員の役に立つような情報を載せるように意識して、作成していきましょう。

ただし、一人で担当しているときには、良い企画が思いつかずに煮詰まることもあるでしょう。そんなときには、評価の高い他社の社内報を参考にしてみるのもひとつの方法です。面白いと思う企画があれば、真似をしてみるといいでしょう。あるいは、社外の社内報制作会社のサポートを得るというやり方もあります。より良い社内報にしていくためには、担当者自身も視野を広げて、発想をフレキシブルにしていくことが大切です。

 

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