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社内報のつくりかた

社内報を読んでもらうために!送付状の書き方のポイントは?

2019.03.19

社内報を読んでもらうために!送付状の書き方のポイントは?

社内広報の方法の一つである社内報。社内報には、職場全体の価値観や情報を共有するだけでなく、コミュニケーションの意味合いも含まれています。そのため社内報を活用している企業も多く、その形は紙媒体やWEB媒体など、企業によってさまざまです。そして、どのような形態であっても必要になってくるのが「送付状」です。社内報には送付状を同封するのがマナーなのです。そこで、この記事では社内報に付ける送付状の書き方について解説していきましょう。

社内報を送る相手は誰?

社内報は、「取引先企業」「顧客」「採用内定者」などにも送る場合があります。社内報を送る相手は、何も社内の人間だけではないのです。ただし、社内報に掲載されている情報やコンセプト、誰をターゲットにしているかによっては、これに当てはまらないこともあります。ターゲットを絞れていない社内報は内容も読みづらく、最後まで読んでもらえません。「なぜ社内報を作るのか?」「誰に読んでもらいたいのか?」ということをはっきりとさせた上で社内報は作られているのです。

社内報を送る際に添える送付状の役割とは?

送付状には、きちんと役割があります。何も意味なく社内報に同封している訳ではありません。送付状の役割として、「その送付物がどういったものであるかを明らかにする」ということがあります。たとえば社内報だけを送ったところで、受け取った方は「これはいったいどういう意味のものなのか?」「どう受け取ればいいのか?」と困ってしまいます。そのため、送付状を付けることで「この送付物はこういうものですよ」ということを明らかにしているのです。たった一枚であっても、送付状が同封されていることで「誰から送られてきたものなのか」「何についての書類が何枚入っているのか」といったことをすぐに理解することができます。

そのため、送付状が同封されていなかったり、送付状を同封していても内容が曖昧だったりすると、最悪の場合には受け取ることを拒否されてしまうこともあるのです。そのくらい送付状は大切なものだということをしっかり認識しておきましょう。また、送った方にとっても、書類が漏れていたり内容が間違っていたりといったミスを防げるというメリットがあります。送付状は受け取り側だけでなく、送り側にとっても重要なものなのです。

送付状にはどんなことを書くの?

送付状には記載するべき内容がだいたい決まっています。

「送付状」とタイトルを書きます。

タイトルは中央に配置し、フォントも他の文字より少し大きくなるようにして目立たせるといいでしょう。

送付した日付を書きます。

この日付は間違えやすいのですが、送付状を作成した日ではなく、「送付状(社内報)を送った日」なので注意しましょう。

送り主の情報を書きます。

送り主の情報としては、企業名・電話番号・ファックス番号・メールアドレス・担当者名などを載せておくといいでしょう。こうした情報を載せておくことで、何かあったときにも、受け取った側はすぐに連絡を取ることができます。

④いよいよ本文を書いていきます。

挨拶文を書き、社内報を送付した目的や社内報の内容について述べます。なお、このあたりは送付先によっても内容が異なってくるので、一概に「これが正解」というものはありません。簡単に済ませる場合もあれば、詳しい内容を書く場合もあります。ただ、挨拶文はマナーとして必ず載せるものなので、忘れないように注意しましょう。

⑤最後に、封入物の種類とその部数についての情報を載せます。

送付状の中でここが一番重要な情報なので、封入物のタイトルや部数に間違いがないよう、気を付けて書きます。

送付状を作成するときのポイント

送付状を作成するときには気を付けるポイントがいくつかあります。まず、封入物についてはできるだけ簡潔に説明するのがいいでしょう。ぱっと見たときにすぐに「なんの書類なのか」ということが分かってもらえるのが理想なので、箇条書きにすると最も分かりやすいです。ビジネス文書では、意味なくダラダラと書かれた文章は好ましくありません。「長く書いた文章の方が丁寧だから」といって不必要なことを載せる人がいますが、それは誤りなので注意しましょう。

ただ、簡潔にとは言っても、社内報のタイトルだけを載せても興味を持ってもらえません。受け取った側に「面白そうだな」と思ってもらうために、社内報の主な内容についても簡潔に紹介しておくと、なお良いでしょう。このときも、箇条書きにするくらいがちょうどいいです。送付状は内容が伝わらなくては意味がありません。簡潔に、最低限の情報だけで内容が伝わるような送付状を作成することを心がけましょう。そうすることで、相手に社内報を読んでもらえる可能性もぐっと高くなります。

送付状に使える文例は?

送付状に使われる言い回しというのは、だいたいパターンが決まっています。同じような文面を何度も目にしたことがある、という経験がある人も多いことでしょう。そこでここでは、一度覚えておけば送付状で活用できる便利な文例をご紹介します。

まずは挨拶文として「拝啓ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった言葉が定番です。これはビジネスシーンでよく使われる挨拶文なので、覚えておけば送付状以外にも色々な場面で使うことができるでしょう。そうしたら、「このたび、弊社の社内報○○第○号を発刊致しましたのでお送りさせていただきます」と書きます。この文章を載せることで「封入物がどんなものなのか?」ということを説明しています。

それから「ぜひご高覧のうえ、ご意見やご感想をお聞かせいただけましたら幸いです」「今後とも、弊社の運営と活動に格別のご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます」として締めるといいでしょう。どれも必要な情報でありつつ、不必要なことを言っていないことがポイントです。また、シンプルに述べる場合は、挨拶文のあとに「下記のとおり同封ご送付申し上げましたので、よろしくご査収くださいますようお願い申し上げます」とするのもいいでしょう。非常に簡潔ですが、忙しい相手にはこのくらいシンプルな方が好まれることもあります。このあたりは、送付相手によって臨機応変に変えるようにします。

受け取った相手が読みたくなるような送付状を送ろう

送付状は、そんなにたくさんの情報を載せるものではありません。だからこそ送付状では、内容に間違いのないように作成することが最も大切です。特に社内報のタイトルや部数といった情報は一番大切なポイントなので、間違いがないか何度か確認するといいでしょう。

また、社内報を送る相手が「取引先企業」「顧客」「採用内定者」などである場合は、会社名は略称ではなく正式名称で書き、氏名の漢字にも間違いがないかしっかり確認します。相手の名前を間違えてしまうというのは、社会人としてとても失礼にあたります。

このように、ビジネスでよく使われる送付状の書き方にはポイントがありますが、基本を押さえれば決して難しいものではありません。「相手に失礼のないように」ということを一番に心がけて、送付状を書くといいでしょう。また、ただ必要事項を載せただけでは、受け取った側に社内報を読んでもらえない可能性があります。せっかく社内報を送っても読んでもらえないというのは、とても悲しいことです。受け取った相手に思わず「読んでみたい!」と思ってもらうためにも、送付状の書き方を工夫していきましょう。こだわりの見える送付状を書くことで、社内報が届くのを待ち遠しく思ってもらえるようになるかもしれません。

 

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