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社内報のつくりかた

離職率を下げるために社内報でできること

離職率を下げるために社内報でできること
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はじめに

こんにちは!かわうそです。2018年度も上半期が終了。2019年のカレンダーや手帳の販売もスタートして、秋も深まる頃には今年の流行語や新語がニュースになる時期です。社内報で今年のトレンドとあわせて1年を振り返る企画もできそうですね!2018年はメディアで「働き方改革」というテーマが取り上げられる機会が多く、ニュースでもいろいろな企業の取り組み事例がクローズアップされていたように感じます。
無駄な残業や休日出勤などを減らす!多様な働き方でワークライフバランスを実現!…と言葉で表現するのは簡単ですが、実際の取り組みとなると難しい問題に直面している企業も多いと思います。働きやすい環境を整えながら離職率を下げ、良い人材を確保するために社内報ではどんな取り組みができるでしょうか?さっそく考えていきたいと思います。

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昭和から平成にかけては、一度就職したら定年を迎えるまでずっと同じ会社で働くというスタイルが一般的でした。年功序列型賃金制度をベースにした終身雇用制は、長く勤務することで得られるメリットも多く、会社も長期スパンで人材育成プランを立てていました。しかし、時代の流れとともに、社員と企業の関係も変化しつつあります。

社員の平均年齢や平均勤続年数は、その会社の特徴をよく表す指標のひとつといえます。私が一時期勤務していたあるIT企業では、社員の平均勤続年数は2年半~3年ほどでした。IT企業は人材の流動性が比較的高い業界ではありますが、一定のキャリアを積んだら起業・留学・海外転職など次のステージを求めて会社を辞めていく人が多かったように思います。「退職」という言葉は使わずに、前向きなニュアンスを込めて「卒業」という表現を使って新しいスタートラインに立つ人を送り出していました。会社を去った後もSNSなどを通してOBやOGどうしの情報交換・交流も盛んです。

1つの会社に働き続けることで得られる専門性・スキル・価値観もあれば、いろいろな会社に勤務することで培われるノウハウや人脈もあり、社会人として過ごしてきた環境によって、その人の得意分野やビジネスパーソンとしての仕事観は大きく変わってきます。専門性を磨いてスペシャリストになるか、多くの職種を経験してゼネラリストになるか・・・どちらを目指すかによってもキャリア構築の仕方も異なります。

自分の会社はいったいどんなタイプの人が多いのか、そして会社としてどんな人材を求めているかをしっかり分析することは社内報をつくるうえでとても大切です。生え抜きの社員が多く社員の定着率が高いのか、あるいはスペシャリストや即戦力となる人材が次々に入れ替わり人材の流動性の高い会社なのか、派遣社員やアルバイトの比率はどれくらいか・・・を把握すると、社内報の読者像(社員の姿)がより明確になります。そして、働くことに対する価値観の変化、時代とともに変わる社員のマインドをキャッチできれば、社内報で伝えるべきメッセージもはっきりとしてきます。

自らの力でキャリアを切り拓くことのできる時代。日本は人材の流動性がもともと低いといわれていますが、高齢化社会が進み労働力不足が懸念されている昨今、いかにして優秀な人材を確保・育成するか、働きやすい環境を整えながら離職率を下げ、事業を継続させていくかはとても重要な課題です。せっかくクオリティの高い記事を社内報に掲載しても、社員の意識とズレが生じていれば伝えたいメッセージが訴求できずに終わってしまいます。「働き方改革」とあわせて、社員のマインドや思考にフィットした記事や企画とは何かを考えてみましょう。

Vector illustration of very tired and exhausted businessman, sitting at his table, flood with working paper sheet, concept in overworked, too much working, very busy, stressed, deadline. Outline, line art, hand draw sketch, simple design.

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離職率といっても、会社全体で当期内に退職した人の割合のほか、新卒社員が3年以内に退職する割合など、いろいろな見方・切り口があると思います。会社の総務部や人事部に確認してみると、詳しいデータを持っているかもしれません。平均勤続年数・平均年齢・年齢や役職別の構成比などを知るだけでも、今後の特集や記事のネタを考えるうえで参考になると思います。

例えば、頑張っているのに認められない、自分が正しく評価されていない、業務の量や質が給与と見合っていない、本当は仕事をやめたくはないが家庭の事情でやめざるを得ない・・・といった理由で退職を考えている人もいるはずです。社員のモチベーションを下げるようなネガティブな出来事は表面化することなく、会社のなかでくすぶり続けているケースが多い問題です。社内報で取り上げるのは難しい面もありますが、ちょっとアプローチの仕方を変えれば、社員のやる気を後押しするようなポジティブな企画や記事ができそうです。

このまま会社で仕事を続けていけるかどうかを悩んでいる人にとって、やっぱりこの会社でもう少し頑張ってみよう、自分のやりたい仕事を実現させようというマインドにさせる記事があれば、従業員の会社に対するエンゲージメントを高められます。

Office workers, man and woman, help to carry their friend who failed on their shoulders, business concept in relationship, helping, supporting, friendship, teamwork.

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業界のトレンドや最先端技術についての情報交換や勉強会など、スキルやモチベーション向上のきっかけづくりは、とても大切です。日々の業務や社内イベントへの参加を通して、これからどんなキャリアを切り拓いていきたいのかをイメージできるかどうか・・・。自分の将来像や目標が描きやすい環境を整えることは、会社への定着率を高めるうえでも有効です。

社内報では勉強会の企画や様子などを紹介して、スキルアップにつながる情報を掲載するのも一案です。例えば、英語やプレゼンテーションの勉強にTED*の講演動画を活用するなど、スキルアップに役立ちそうな情報を紹介しても良いと思います。

*TED:Technology Entertainment Design さまざまなジャンルの講演会を開催・動画配信している非営利団体(本部:ニューヨーク)。講演会の登壇者は著名な人物から一般の人まで実にさまざま。WEBサイトやスマートフォンでも講演会の動画を視聴可能です。

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どんな会社でも人間関係に悩んでいる人は少なからずいるはずです。「アサーティブコミュニケーション」という考え方をご存知でしょうか?管理職向けのコミュニケーション研修にも取り入れられるケースが多く、上司は部下をたしなめるつもりで何気なく言った一言が、パワハラと受け取られることもありえます。そういった状況に陥らないようにするために、相手を尊重しながら率直・誠実に物事を伝えるのがアサーティブコミュニケーションです。

話す順番や組み立て方でも、相手が受ける印象は全く異なるもの。感情や気分にまかせて叱責や注意をするのではなく、どのように伝えたら相手に受け入れてもらいやすいか、社内報で実例を交えて紹介してもよいと思います。

例えば、部下や同僚を傷つけることなく注意する方法、クライアントに無理難題を言われた時の上手な断り方や次善策の提案、自分では対処しきれない問題を抱えている時のSOSの出し方など、具体的なシチュエーション別に漫画やイラストも取り入れながら掲載するのも一案です。誤解や行き違いによるストレスを減らすためのコミュニケーションスタイルが社内に浸透すれば、仕事もきっとやりやすくなるはずです。

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健康上の理由から手術や治療のためにしばらく会社を休まざるを得ない状況になったり、結婚・出産・育児・介護・配偶者の転勤などで仕事との両立が難しくなることは、誰にでも起こり得えます。仕事を続けていくうえで乗り越えるべきライフイベントはたくさんあります。社内報で会社のサポート体制や育児や介護と仕事をどのように両立させたかといった体験記を掲載するほか、似たような状況にある社員どうしが気軽に情報交換できる場があれば、社員の励みとなるかもしれません。

また、休職中の人にとって社内報は会社の様子を知るための大切なメディアです。そして会社にまた戻るチャンスや場所があるということはとても大きな安心感を与えてくれます。休職中の人も気軽に参加できる交流の場を設定し、部門や年次を超えた社員どうしのつながりができれば、社員にとっても大きな精神的財産になるはずです。

 Vector character of businessman as leader, motivate teamwork by holding fist and raising hand in successful gesture. Outline, linear, thin line art, cartoon, hand draw sketch design, simple style.

 おわりに

離職率を下げるとともに会社への定着率を高め、事業の成長・発展につなげるために社内報でできることを考えてみましたが、下記の3つの要素を継続的に社内報の記事に取り入れてみてはいかがでしょうか?

・会社でのキャリアパスや自身の将来像・目標を設定しやすくする情報提供
・誤解によるコミュニケーションのストレスをなくすための工夫やアイデアを継続的に紹介
・育児や介護等と仕事を両立できる体制や両立のためのノウハウ、ヒントを共有

社会の高齢化が進み65歳、70歳まで延長される可能性もでてきました。いかにして優秀な人材を確保し、会社として成長し続けるかはとても大きな課題です。家庭の事情で一時的に仕事や会社を離れなくてはならない状況が訪れるかもしれません。自分がその立場になってみて初めて分かることもあります。小さな記事であっても掲載を続ければ「あ、あの時、社内報によいヒントが書いてあったな・・・・」とそんなふうに思い出す機会があるかもしれません。

スキルの向上、ミッションやタスクをやり遂げる力、困難に直面した時の問題解決能力、同僚や取引先との良好な関係を築くコミュニケーション能力・・・どれも仕事をするうえで大切です。大変なことがあってもやっぱりこの会社で働いていて良かったな、と思えるような情報を社内報で紹介できるように工夫してみましょう!

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2016.02.12

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2017.09.27

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2018.07.26

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2017.07.20

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