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社内報のつくりかた

社内報の目的とは?社内広報のスムーズな通達以外の役割

2018.12.06

社内報の目的とは?社内広報のスムーズな通達以外の役割

社内広報には、会社の情報を社員が共有できるという大切な役割があります。上層部の方針や決定を社員に伝え、他部署の業務や状況、社員同士の近況なども共有することができるコミュニケーションツールです。そのうちの一つが社内報ということです。そうした目的で社内報を発行していても、社員に読まれなければ意味がありません。
そこで、社内報に求められる魅力的なコンテンツとはどんなものなのか、社内報はどのような目的を持って作られるべきなのかを解説します。

そもそも、社内報の役割とは?

社内報の基本的な役割は、社内広報のツールとして、そこに掲載されている情報が社員に共有されることです。定期的に発行していればよい、と言うわけでは決してありません。

経営理念や企業ビジョンは、これからその会社がどのように歩んでいくのかを知るために重要な情報です。しかしながら、社内でこれらのことがしっかりと共有されているかと言うと、なかなか難しいというのが実情ではないでしょうか。
多くの人がスマホや携帯電話を持ち、メールやSNSでいつでも情報交換ができるにも関わらず、経営理念や企業ビジョンを社内で正確に伝える方法は限られているのです。社内報はあくまでツールの1つですが、代わりを探すのが難しい重要な位置を占めています。

上層部がどういった考え方で企業の方向性を決定しているのかも、上司からの指示だけではなかなか伝わりません。部署間の連携に必要となるであろう、それぞれの業務や取り組みの報告についても、その多くは部署のなかだけで処理されることが多いでしょう。

企業の重要な決定事項や進捗状況、自分とは関係のうすい社員の人事異動や新規事業の発足などについても、他の社員との自然なコミュニケーションのなかで、スムーズに会社内での情報共有が進むわけではありません。社内報は、すべての社員がきちんと知っておくべきにもかかわらずなかなか共有が進まない情報を、定期的に会社内へ伝えることができる貴重なツールと言えるでしょう。

読まれる社内報の条件とは?

社内報には社員に共有してもらいたい情報が多く掲載されていますが、読まれなければ何も始まりません。社員に読まれる社内報の条件とは、一体どんなものなのでしょうか。

まずは、社内報の内容について考えてみましょう。より多くの人に読んでもらうためには、社員が興味を向けやすいコンテンツを選ぶ必要があります。社内報の担当者がコンテンツを決めるときに、社員の「知りたい」というニーズをしっかりと掘り起こしているかが大切です。

社員全体に向けた情報として、会社の業務に合ったコンテンツなどを盛り込むのはよいでしょう。但し、それだけに留まってしまうと、ターゲットとなる読者が広すぎてコンテンツの焦点がぼやけてしまうかもしれません。社員が知りたい情報と言っても、例えば、会社に入ったばかりの新入社員と、小さな子どものいるベテラン社員とでは、興味の対象が異なるでしょう。新入社員は他の部署に配属された同期の動向や、まだあまり詳しくない福利厚生の内容などが知りたいかもしれません。
その一方で、子供がいる社員の場合には、家族で利用できる保養所情報や社員優待が受けられる施設情報などが役立つでしょう。ターゲットを絞った情報を掲載することによって社内報のコンテンツに独自性が生まれます。

次に、社内報のレイアウトについても考えてみます。
小さな文字だけが並んでいるような誌面では、それだけで読むのを止めてしまう人もいるでしょう。デザインはもちろん、フォントの種類やサイズを変更するだけでも読みやすさは大きく変わります。わかりやすい見出しを作り、掲載情報をできるだけ簡潔にするなど、読者が読みたくなる工夫をしていくことも大切です。業種にもよりますが、フリーペーパーのようなデザイン性の高い社内報にするのも、社員に興味を持ってもらうための1つの方法でしょう。

次号が楽しみになるコンテンツ

社内報の読者を増やしていくためには、次号は何が掲載されるのか楽しみになるようなコンテンツを盛り込むことが重要です。

社内報の強みは、社内という比較的せまい範囲で読者を抱えていることでしょう。
社員の結婚情報や出産情報など、個人にスポットを当てることで社員にとっては興味深いコンテンツになる可能性があります。会社の同僚は、会って話をしたことがなくても親近感があり、社内報に近況が掲載されていれば身近な存在として読むことができるでしょう。以前に職場が同じだった同僚や、疎遠になっていた同期などは、社内報で近況を知ったことで連絡が取りやすくなるかもしれません。そうなれば、社内コミュニケーションの活性化に繋がり繋がり、社内報が情報共有のツールとして一定の役割を果たしたことになります。

また、社内報で社員を表彰するなど、仕事ぶりを評価する場として活用するのも有益です。
業績などの仕事の成果を表彰するのもよいですが、社内での気配りや整理整頓、来客への対応など、誰もが評価対象になれることを取りあげると社員間の偏りがなくなります。社内報で大きく取りあげることで、評価された社員にとってはモチベーションとなるでしょう。
さらに、他の社員に対しても、「会社はこのような社員の行動を積極的に評価していく」といった方針を打ち出すことに繋がります。

その他、一般の雑誌を参考にして、占いやトレンドに沿った記事を掲載するのもよいでしょう。ただ、そういったコンテンツは世代や性別などで趣味嗜好が大きく異なるため、社員のニーズを把握しながら段階的に取り入れることをおすすめします。

コミュケーションツールとして

社員は社内報を読むことで、社内の方針や情報を共有できます。また、企業の上層部がどういった考え方をしているのかを知ることができます。
例えば、社内報の担当者が社長にインタビューする形を取れば、社員は会社の方針だけでなく社長の人柄にまでふれることができるでしょう。Web版の社内報を作ってインタビュー動画を掲載すれば、社長の肉声で社員に直接訴えることも可能です。

そういったトップダウン型の情報共有だけでなく、社内報は部署間の理解を深めることにも役立ちます。
自分の部署で普段仕事をしていると、他部署の状況や事情などをリアルに理解することは難しいでしょう。社内報によって他部署の業務内容がわかっていれば理解は深まり、業務の連携も行いやすくなります。読者が興味を持つようなコンテンツ探しと、社内報本来の役割の両方が上手くかみ合うと、社内報は優れたコミュニケーションツールとなるでしょう。

社内報を紙媒体にするメリット

日本経済がバブルの崩壊で打撃を受けてから、社内報はその価値を認められず、コストカットの名の下に縮小されてきました。しかし、価値観の多様化が進み、社内で情報を共有できるコミュニケーションツールが求められるようになった結果、紙媒体での社内報を復活させる企業が増えています。

社内報を紙媒体にするメリットは、社員全員に配布することで情報が伝わりやすいことが挙げられます。その反対にデメリットとしては、Web版の社内報に比べると配布のスピーディーさには欠けるところです。
ただ、Web版にもデメリットがあり、インターネット環境が十分でない場合、読む人が限定されてしまいます。双方にメリットとデメリットがあるため、会社によっては紙媒体とWeb版の社内報を併用することで、目的や社員の属性に応じて使い分けています。

また、社内報は社員だけで読むものではなくなってきています。社外の取引先などにも社内報を配ることによって、自社のブランディング手段として使われることも少なくありません。企業価値を会社の内外で高めるために、社内報が大きな役割を与えられています。

社内報は社員の一体感を作る

社内報は上層部の経営方針や決定事項などを社員に伝える役割があります。また、部署間や社員間といった横の繋がりのなかで、情報を共有できるコミュニケーションツールです。
社員の表彰や結婚・出産情報などを社内報で読むことで、社員同士がコミュニケーションを図るきっかけにもなります。社内報によって他部署の業務内容がわかれば、業務の連携もスムーズに進むでしょう。このように、社内報は社員同士の理解を深めて、社員の一体感を作るために広く活用することができます。

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