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社内報のつくりかた

閲読率アップのススメ(1)

2017.09.21

閲読率アップのススメ(1)
  • #WEB社内報

最近、社内報はWeb版で発行されるケースが増えてきている。

Web版にするメリットは、読み手からすると紙媒体と違って紛失することがなく、また制作者側からすると、紙を使わないので経済的だし編集コストも抑えられ、配布する手間も省ける。そして会社のゴミ箱に捨てられているという、ショッキングなシーンも目にすることもない。
そして、Web版だからこそ求められるものもある。それは、紙媒体との違い。便利さや手軽さ、情報の新しさはもちろんのこと、社内にどこまで浸透しているかを測る「閲読率」を知る必要があることが、紙媒体との決定的な違いだ。

過去何度かに渡り、閲読率をアップさせる企画・施策を紹介したが、今回は基本中の基本の話をしたい。それは誰でもできるし、特別なテクニックも必要ないので、できることから取り組めばよいと考えている。
今回は、小さなことではあるが、私が実践していることを、紹介したい。

◇毎月同じ日に発行すべし

 制作コストも時間も断然に効率的なWeb媒体は、できれば毎月同日に発行することをオススメしたい。というのは、毎月決められた日に発行することで、社員に読むクセがつきやすくなるからだ。わが社の場合は、昔の電電公社時代のキャッチフレーズをそのまま使い、「トーク(19)の日」に発行することに決めている。そうすることで発行日を覚えやすくなる。逆に、何週目の何曜日としてしまうと、カレンダーを目の前にしないと発行日がわかり難い。経験上、決められた日にちに発行するほうが覚えやすく、社員に読んでもらいやすいのは確かなようだ。発行日を変更せずに継続して発行するのは、非常に大変な作業なのは誰もが同じ。でも、これが基本中の基本だと考えている。

◇社内ポータルサイトにボタンを設置すべし

社内報を発行するタイミングで、メールや掲示板を使って周知することが殆どかと思うが、特に掲示板の場合は、新しい情報が掲載されると、古いものはどんどん下のほうに行ってしまい、結局は埋もれてしまう。メールも同じく、きちんとフィルタリングをして管理している人はよいが、来たメールを漠然と管理をしている人も多く、時間の経過とともに、古いメールは適当に管理されがちで、ついには探すことすらやめてしまう。となると、掲示板やメールを探さなくても、読みたいときに読んでもらえるよう、制作者としても何らかの手段を考慮すべき。

それを回避する策として、実際に私が行ったのは、社内ポータルサイトのトップページの目立つ場所に、社内報専用のボタンを設置したこと。とても単純な施策だが、このボタンはとても使われていて、なにより自分自身でも便利だという結果になった。自分が便利なら、利用者にとっても便利なはずだ。ボタンのリンク先は、常に最新号。それに追加し、毎号に必ずバックナンバーへのリンクをつけているので、過去の記事も簡単検索できるようにしている。このボタン一つで、「最新号のURLを教えてください」という問い合わせが皆無になったのは事実だ。ボタンを設置するだけなので、稼働も少なくやってみる価値はあると思う。

◇できれば、毎号1ページで完結すべし

Web版の社内報というのは、作りやすいのはもちろんだが、自由度も高い。逆にいうと、作り手が好き勝手にページを構成することも可能であり、その結果として、とても読みにくいものになりうる可能性があるということ。ページ内にリンクをたくさんはってしまうと、複雑・煩雑になってしまい、ひどい場合には、どの記事がどこに掲載されているのかもわからず、最終的に読者が迷子になってしまうこともあるだろう。

そうなると、制作者が本当に読んで欲しい記事に、読者がたどりつけないという悲しい結果になってしまう。いくら美しいデザインの広報誌でも、結果がこうではもったいない! またページをまたいで記事を掲載してしまうと、ユーザー導線と閲読率の集計方法・考え方も複雑化し、これらの数字を無理やり理屈づけしてまとめなくてはならず、よくわからない結果を出すことにもなりかねない。

それらを鑑みると、少し長いページになるが、1枚で全てを完結(掲載)するのが、好ましいと考えている。ページの一番上には、全目次(全てにページ内アンカーをはる)を明記し、その号にはどんなコンテンツには何があるかを一目瞭然にする。読者は興味のあるものから読めばいいし、同じページ内に全てのコンテンツがあるので、迷子になることもなく、社内報を読むことに対するハードルも下がるはずだ。制作者側からすると、何枚ものhtmlファイルを作らなくてもすむので、とても効率的。わが社の社内報は今後もこのスタイルで作るつもりだ。

◇社内報発行時はメルマガや掲示板で周知すべし

せっかく社内報を作っても、社員が発行したことすらわからないのでは意味がない。
毎号を発行するタイミングで、積極的に社内に周知してほしいと思う。
まずは全社員に向けてメルマガを出し社内報発行の旨を伝える。とはいえ、「発行しました!」だけでは、やる気のなさを伝えるだけでなく、内容の概略や見出しもないので、読んで欲しいという制作者側の気持ちが全く伝わらないので、少し面倒でも、興味を引きそうな見出しだけでも、明記するべきと考えている。

余力があれば、もう一歩踏み込んで、読者に響きそうなワードを使って、旬なコンテンツを紹介してみるもよし。そうすると記載しているURLをクリックする可能性も高くなる。 プロの記者が作るような見出しやキャッチーなワードも格好がいいけれど、逆に制作者だからこそ浮かんでくるオリジナリティあふれるワードも、また味があってよいものだ。少しずつでよいので、トライをしてほしいと思う。

これら全ては、ほんの小さな営みかもしれない。しかし、積み重ねと継続で、閲読率アップにじわじわと効果が出てくる。数回だけのトライで諦めないで、どうか継続してほしいと思う。

閲読率アップのススメ(2)に続く。

 

NTTPCコミュニケーションズの社内報
美人広報員がこっそり見せちゃいます!
『PCアイ』http://pceye.nttpc.co.jp/ 
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2018.09.10

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