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社内報のつくりかた

今さら聞けない!担当者が知っておくべき社内報の作り方まとめ

今さら聞けない!担当者が知っておくべき社内報の作り方まとめ

 

社内報担当者になったばかりの場合、どのような方法で社内報を作ればいいのかがよくわからないという人もいるのではないでしょうか。せっかく社内報を作成するのですから、社員に読んでもらえる社内報を作りたいものです。社内報を作るために知っておくべき基本的な手順について紹介します。基本的な手順に沿って作成すれば、担当者になったばかりの方でも社内報を作成できます。これから紹介する手順を参考に、社員が発行を待ちわびるような魅力的な社内報を作成しましょう。

【社内報の作り方1】制作する目的・コンセプトを考える 

まずは何のために社内報を作るのかという目的を考えましょう。その上でコンセプトを決める必要があります。発行目的とコンセプトが明確でないと、内容にまとまりがなく何を伝えたい社内報なのかがあいまいになってしまいます。発行目的とコンセプトを決めるにあたってのポイントを紹介します。

まず、社内報の責任者や社長の意向を確認しましょう。社内報の作成を指示されたからには、社内報で叶えたい目的があるはずです。社内報を通じて経営理念を浸透させたいと思っているかもしれませんし、社員同士の交流を深めるきっかけにしたいと思っているかもしれません。責任者や社長から明確な答えがない時でも、社内報の担当者として責任者や社長が社内報に望んでいることを引き出しましょう。例えば、「社員が社内報を読んだ時どういうリアクションをしたら嬉しいですか?」「社長が社内報でやってみたい企画は何ですか?」などと質問し、答えの中から理想の社内報の形を探りましょう。

次に、社員がどのようなことを社内報に期待しているのかを考えましょう。社員間の交流が少ない職場なら、社内報をきっかけに社内のコミュニケーションが促進されるような社内報を望んでいるかもしれません。部署や拠点が多ければ、他の部署はどのような仕事をしているのか紹介してほしいと思っているかもしれません。社内報でどのようなことを知りたいと思っているか考えてみましょう。社内でアンケートを取ってみたり、何人かに直接聞いてみたりするのも良いでしょう。

目的とコンセプトが決まったら、そのコンセプトを意識しながら記事の企画を立案しましょう。例えば、社員間のコミュニケーション促進が目的で「社員同士を繋ぐ」というコンセプトなら、いろいろなリレー企画を立案します。自己紹介リレーや趣味の紹介リレー、感謝リレーなどで読む時だけでなく、作成時点でもコミュニケーションを促進できるようにします。また、経営理念を一人一人に伝えることを目的とし「○○(企業名)スピリットの浸透」というコンセプトの社内報の場合は、社長や経営陣のインタビュー、社長と社員の座談会などの企画が適しています。

予算配分によって制作工程を外部委託するか自社内で行うかは変わってきます。自社内で行ったほうが担当者の社内報に対する思いを反映しやすいですが、他の業務との兼ね合いも考慮して外部委託でプロに任せるというのも1つの選択肢です。

【社内報の作り方2】ラフレイアウトの作成

コンセプトが決まったら、次はラフレイアウトの作成に取り掛かります。ラフレイアウトの作成は全体の構成を決めるのに重要な作業です。以下のような手順で行います。

まず、各記事に割り当てるためのページ数を決める「台割」を作成します。台割とは、ページごとの内容を表にまとめたものです。目次と似ていますが、台割では1つの記事にどのくらいのページを割いているのかが見た目で分かるところが違います。台割は記事ごとのページ数のバランスを考えたり、記事の順番を考えたりするために作成します。

次に各記事の仮タイトルを決定し、記事毎にラフレイアウトを作成します。ラフレイアウトの写真内容・写真の点数・文章の量を確認します。あまり文章の量が多すぎると読むモチベーションが下がってしまうので、写真と文章の量のバランスに注意しましょう。また、どのような写真を載せたいかを次の手順の取材に備えてイメージしておきましょう。同じような構図の写真ばかりだと単調なイメージになるので、画面の視野が広い写真の後はアップの写真にするなど、見た目の印象でも読み手を飽きさせない工夫をしましょう。ラフレイアウトができたらもう一度社内報のコンセプトと合っているか確認しましょう。

【社内報の作り方3】社内報の取材をする

ラフレイアウトがある程度出来上がったら、次はレイアウトを意識しながら取材内容や取材スケジュールを考える必要があります。誰にどのような内容で取材するかを決め、実際に社内報の取材アポを取ります。業務の合間に時間を取ってもらうので、感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにします。取材では常に紙面を意識しましょう。取材の前までに記事の方向性を決め、取材対象者にもどのようなことを聞きたいか伝えておくと取材がスムーズに進みます。また、取材をする際には紙面を意識した写真撮影も必要となりますので、どのような構図で写真を撮りたいかしっかりとイメージして取材に臨みましょう。写真撮影のために取材対象者に用意してもらいたいものがあれば、事前に伝えるのを忘れないようにしましょう。

【社内報の作り方4】レイアウトデザインの制作 

取材が終わったらレイアウトのデザイン案を検討しましょう。レイアウトデザインを外部発注するという選択肢もあります。レイアウトにテンプレートを使用している場合、どのレイアウトにするかを最終決定しましょう。レイアウトは社内報の第一印象を左右します。読みやすく目を引くようなレイアウトデザインにしましょう。細部までじっくり読む時間がなくても、パッと見て内容が頭に入るようなレイアウトが理想的です。

【社内報の作り方5】原稿の執筆 

レイアウトデザインが決まったら各記事の文章量をチェックします。文章量に合わせてWordなどで原稿を執筆しましょう。原稿を執筆する時も初めに決めた目的とコンセプトを意識しましょう。この原稿で伝えたいことは何かということが分かるような原稿にします。担当者が執筆するだけでなく、社員に執筆を依頼する場合もあります。いろいろな社員に登場してもらったほうが社内報に対する参加意識が芽生えます。業務に支障がなければ原稿の執筆を依頼してみましょう。

【社内報の作り方6】原稿内容の確認

原稿が出来上がったら、自分で何度か読み直し誤字や脱字は修正します。自己チェックが完了したら、内容に問題がないかどうか上司や取材対象者に対して原稿内容の確認をしてもらいましょう。取材に基づいているとはいえ、執筆者の誤認などもあるかもしれません。すぐに返答がもらえない場合には、発行日が遅れてしまうことのないよう返答期限を伝えておきます。

【社内報の作り方7】印刷の発注

原稿の確認を終えたら、あとは印刷会社に印刷の発注を依頼すれば完了です。あとは印刷物が納品されるのを待ち、届いたら社員や社外に対して社内報を配布しましょう。最近は紙媒体でなくWeb上で公開することも増えています。過去分も簡単に確認できますし、印刷を待つ必要がないので原稿が完成すればすぐに発行できます。紙よりコストもかかりません。ただ、社員が自分からサイト上の社内報を見に行かないと目に触れないこともあるので、サイト上で発信する場合も社内の休憩スペースや掲示板には紙で掲示すると良いでしょう。

しっかりと手順を踏めば作るのは難しくない!

社内報は作り方の手順をしっかりとすれば、レイアウトが崩れてしまったり、文字数が多くなり過ぎたりするといったリスクを回避することができます。社内報の作成というと原稿を書くことを思い起こしがちですが、原稿を書く前にも目的やコンセプト、全体の構成を考えるという手順があり、そこでしっかりと検討されていないと社内報作りが難しく感じてしまうでしょう。作り方の基本を押さえて、目的やコンセプトがしっかりとした社員に読まれる社内報を作れるようにしましょう。

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