社内報制作で社員に協力してもらう３つの方法

多くの企業で社内報制作に直接関わる担当者は１～３人程度で、大抵の方は専任ではなく、他の業務と兼務をしていらっしゃいます。社内報について相談する相手も限られてしまうと、どうしても思考が狭くなりがちですよね。

こんにちは、香です。この春から社内報担当者になられた方も多くいらっしゃることでしょう！ 社内報という媒体の読者は自社の社員であり、読んでもらうために担当者は様々な工夫をしていることでしょう。今回は周りの社員を巻き込む方法を考えてみましょう。

方法①定期的に社員に協力してもらう

１．編集委員制度を設ける

 各部署の代表として１名ずつ選定するのが一般的。社内報に必要な情報提供や企画の立案など委員となったメンバーと一緒に行います。
編集委員には、一つ一つの企画に対して率直な意見・感想を聞いていきましょう。また、社内報の作り手として、「会社を変える社内報を作ろう」という個人の成長を促す機会としても役立ちます。

２．モニター制度

年代や性別、階層などに偏らないように選定して任期を決め、社内報を発行したら必ず意見をもらうモニターになってもらう方法です。
社内報への高い意識を持った社員からの意見が求められる、また、長期的な視点で継続的に情報収集・意見交換ができます。さらに、モニターも社員の一人ですので、社内報を自ずと読ませる機会にもなり、それは未来の社内報ファンづくりにもつながります。

方法②不定期に社員に協力してもらう

１．読者アンケート

誌面上でアンケートコーナーをつくる、別紙でアンケート用紙を挟み込む、または社内報発行後にメールでアンケートを依頼、などの方法があります。
読者アンケートでは、社内報を読んでいない社員の意見を吸い上げることが難しいために偏った意見になってしまう可能性もありますが、ランダムな回答は作り手には気づけない社内報の良い面、悪い面を教えてくれます。
ちなみに、無料のWEBアンケートフォームはコチラの記事もご参考ください。

２．寄稿

社内報担当者の皆さんは、社内報の原稿依頼について、お願いする方への負担になってしまうのではないかと感じていたりはしないでしょうか。もちろん、そのために時間を割いてもらうことになるわけですが、依頼された社員、あるいは経営者は、真剣にそのテーマについて考えることになることでしょう。

もしかしたら原稿を書いていくうちに、頭の中が整理されて、仕事のヒントが見つかるかもしれません。「思いや考えを言葉にする」という作業を通じて、社員の皆さんが新たな発見をできたなら、それは一つの“社内報の効果”と言えるのではないでしょうか。

方法③制作とは違う方向からのアプローチ

１．仕上がった社内報を配って歩く

様々な工夫を凝らして作り上げた社内報をどのように配布していますか？「社員一人ひとりにどのように届けるか」も工夫ができるポイントです。机の上に置いておいたり、共有スペースに置いてご自由にお取りください、状態にしておくことは悪いことではありませんが、取材や撮影で協力頂いた社員や部署に担当者自らが手渡しで配って歩く方法はおすすめです。お礼を伝えるだけではなく、社内報について感想や意見をいただく機会にもなりますよ。

また、社内報の読者ペルソナを決めている場合は、ペルソナに近しい方がいらっしゃる部署やチームには直接届けて、フィードバックを貰いやすい環境をつくっておくことも大切です。
もちろん全社員に手渡しは難しいと思いますので、ある程度の人数や部署に絞って配り歩いてみてはいかがでしょうか。

２．会議やミーティングなどの場で話題にしてもらう

役員クラスの方から寄稿いただく記事やインタビュー記事を、社内報の特集として掲載することはよくありますよね。そのときに、社内報担当の方から掲載された役員の方に、社内会議などの際、「この間の社内報にも書いたんだけど…」というような趣旨の内容を話のどこかに盛り込んでもらうよう、お願いしてみましょう。たったこれだけのことですが、効果は抜群です。

このような施策は、誌面の面白さ以外にも使える好例だと感じました。（おまけに、この方法はコストもほぼゼロなのです）

いかがでしたか？取り組める部分から少しずつでも読者である社員を巻き込み、社内報本来の目的が果たせる環境をつくっていきましょう！