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社内報のつくりかた

誰を味方につけるか

誰を味方につけるか
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 ネタ収集は本当に大変な作業だ。
情報が自ら飛び込んでくるわけはないので、自分で探すしかない。
そこで、ひとり広報担当者がやるべきことは、情報を持っていそうなキーマンを探すということ。つまり、誰を味方につけるかということが重要なポイントになるわけだ。
味方は多ければ多いに越したことはないが、この作業は会社の規模が大きくなればなるほど、難しくなる。

各事業部の総括担当が、自部署の情報を持っているかと思い突撃するも、そう簡単にはいかない。いや正確には、自部署のことはもちろん把握しているが、もろもろの理由で紹介・掲載しない方向に進めがち、といったほうが正しい。
やれ忙しい、やれ面倒だ、案件の進捗がイマイチ、担当者がつかまらない、まだ見せるものはない、などと悲しいお知らせばかりで、聞いているこちらもウンザリする。
私も、ここを打破するためにいろいろと策を練った。
今回はその話をしたい。

まずは、社内報を身近に感じ、そこでしか手に入らない情報があるという価値を持たせないと、読んでもらえないし、「自分たちの〇○の取り組みを掲載してほしい」という気持ちにもならない。だからと言って「極上のゴシップ」のオンパレードともいかず、何とも悩ましいところだ。

最初に考えたのは、閲読率をあげること。
わが社の社内報もある程度読まれていると判断したら、キーマンたちはそこに掲載して、自分たちの活動をアピールしたいはずだ、と思ってのことだ。 

運よく、この会社で発行されるものはWeb版のみ。一応わが社は「IT企業」と言われるたぐいに属しているので、そういった企業らしく紙媒体ではなくWeb媒体での発行となっている。Webの制作は修正も簡単だし、閲読率も算出しやすく、紙媒体のように綿密にページ建てを設計する必要もないことから、とても作業がしやすい。

当時の閲読率を計算したら全社平均が約55%。
この数字は、良いか悪いかは不明だが、そこからアップさせることが目標となった。

では、閲読率をアップさせるためには、どうしたらよいか? どこの社内報担当者でも同じ悩みを持っているはずだ。しかし、社員の構成、企業文化、それらをとりまく環境によって、数字がとれる内容は違ってくる。
読者にちょっとだけ刺激を与え、それなりに楽しめて、社内報でしか得ることができない情報とは何かを考えてみた。
ふと思いついたのが、仕事の話は一切ナシで、社内キーマンのトップである社長を、別の角度から紹介してみるということ。ひらめきで思いついたこの企画は、相談相手もいないので、いつものように勝手に始めることにした。ひとり社内報担当は、こういうところがスムーズに進み快適だ。

さて、相手が社長となると、いきなり突撃するのは不可能なのは当たり前。 わが社は紛れもなく、おカタいNTTグループの会社。それゆえに、「どう攻めようか」と考えたとき、私のやる気が俄然わいてきたのを覚えている。 当時の社長は、全く気取ったところのないチャーミングなみんなのお父さん。ぜひこのキャラクターを全社員に知ってもらい、身近に感じて欲しいと強く思った。

ここでも誰を味方にして、どのように進めていくかが重要なポイントになる。
ひとり社内報担当は、時間を無駄にできないので、直接総務部長(以下、部長) にアプローチをすることにした。
早速、企画書を作り、それにプラスしてちょっとした作戦を思いついた。
それは、部長の興味を惹きそうな情報を準備するということ。
こっそり下調べをした結果、当時の部長はどうも「データ好き」な人物であり、その頃は「少し疲れぎみ」という、ナイスな情報をつかんだ。
ならばこちらも作戦決行とばかりに、当時流行っていた「動物占い®*」をつかって、部長を中心とした社内の人物相関図を作成して、話を進めようと計画。
その占いに必要な個人の生年月日は、ひとりずつ本人から聞き、なんとか50名ほどの人間相関図を準備することができた。
こういった面倒な手間も、けっして惜しんではいけない。こうした営みがきっかけになり、社員たちと親しくなり、思いもよらない情報が入ってくるケースもあるからだ。

いよいよ説明当日。部長の目の下のクマを見ながら、会話をスタート!

私「部長、かなりお疲れのようですね」
ぶ「そうなんだよ、わかる?」
私「そう思って、取材の企画書と『とある情報』を準備しました」
ぶ「『とある情報』って気になるなぁ。なになに!」
私「(人間相関図を出して)コレです!」
ぶ「あ、コレだよ、欲しかったものは! 人間関係も大変で(泣)」
~後略~

作戦勝ちと言ってもいいだろう。
会社のコミュニケーターとして、腕が試されたような気がした。
そのとき、部長からもらった言葉は今でも忘れられない。
「須釜さんらしく、軽快に、そして斬新に、どんどん前に進んでほしい」と。
そしてこの日から、社長とその部長は、私の中で大切なキーマンとして登録されたのは言うまでもない。

ということで、仕事の話は一切ナシで、会社のトップが4コマで紹介されるコーナーが始まった。それと同時に、閲読率もぐんぐんと上がり、「掲載してほしい!」と相談にくるケースも増えてきた。
現在、このコーナーは「突撃レポート 美人広報員が行く!」というタイトルになり、取材範囲も部長クラスまで広げ、個々の「人となり」が垣間見える人気コンテンツとして継続中だ。

これは社内報を作り始めてから約7年が経過したときの話。
ここにこぎつけることができたのは、それまで継続してきた実績があったから。

キーマンと継続は力なり!

*「動物占い」は株式会社ノラコムの登録商標です。

参考:過去3名の社長を掲載
【2011年10月19日号より】(元・井上社長)

  

1_20111019

【2013年12月18日号より】(前・前沢社長)

2_20131219

【2016年11月18日号より】(現・田中社長)

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NTTPCコミュニケーションズの社内報
美人広報員がこっそり見せちゃいます!
『PCアイ』http://pceye.nttpc.co.jp/ 
毎月更新中!

 

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2015.02.17

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