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他社はどんな方法を使ってる?社内コミュニケーションツール

他社はどんな方法を使ってる?社内コミュニケーションツール

社員数の多い企業では社員同士のコミュニケーションが今ひとつうまく取れず、業務の進行に支障をきたすことがあります。コミュニケーションがうまく取れないとお互いに不満を抱いたり、ミスを招く原因になったりすることもあるので、社員同士のコミュニケーションを円滑化し、スムーズな業務を目指すことはとても大事です。そこで、この記事では社員同士のコミュニケーションの活性化を図るうえで役立つツールについて解説します。

社内コミュケーションが活性化されるメリット

社内コミュニケーションが円滑に行われていることにはさまざまなメリットがあります。
まず、業務において必要な情報が社員同士で共有しやすくなり、業務の進行がスムーズになります。情報は深く正しい解釈が必要なことも多く、その背景を理解せず表面的にとらえると思わぬ誤解をしてしまい、取引先に迷惑をかけることもあるでしょう。しかし、社員同士のコミュニケーションがスムーズに行われる環境があれば不明点も気軽に確認でき、ミスを減らすことに繋がります。

また、社員同士のコミュニケーションが円滑化・活性化されていると、関係部署への連絡や相談がスムーズに行われ、業務効率の向上が期待できます。
SNSが普及する以前は、連絡や相談の手段といえば対面して話すか電話で行うことが一般的でした。しかし、今はインターネットや社内のネットワークを利用すれば、手の空いた時間に対応することもできるので、お互いの仕事への影響を最小限におさえることもできます。その結果、必要な情報のやりとりが行われやすくなることが期待できます。

他の部署とのやりとりが活発化すればお互いの理解が深まり、柔軟性のある対応も可能となります。
各部署にはそれぞれの目的がありますが、その追求は時として他の部署にマイナスの影響を与える事もあるかもしれません。しかし普段からお互いにコミュニケーションが取れていれば、自身の部署の利益だけで判断せず全社的な立場でどうなのか、相手の部署にとってどうなのかということも考えて対応を決めることもできるでしょう。このようなメリットがあるため、社内コミュニケーションを活性化することには大きな意味があるのです。

社員数の多い企業で使われているツールとは?

社員同士でコミュニケーションを取ることに役立つツールは数多くあり、こうしたツールは「社内SNS」と呼ばれることもあります。
社内SNSは文字によるやりとりはもちろん、簡単なファイルや画像の送受信ができるものが多いです。また、ツールによってはタスク管理やスケジュール管理ができたり、社員同士でどのくらいやりとりがあったのかということを把握できたりするものもあります。

社内SNSはデバイスに関係なく利用できるものが便利です。
社員数が多い企業であれば、オフィスでデスクワークをしている人ばかりではありません。営業で1日中外出している社員もいますし、主にタブレットで業務を行っている社員もいるでしょう。そのため、場所やデバイスの種類にかかわらず利用できるツールが望ましいです。

こうしたツールで代表的なものとして「チャットワーク」があります。
チャットワークは文字や画像だけでなく、Excel形式やWord形式のファイルも送受信でき、ソフトを持っていなくてもプレビューでファイルの中身を確認することが可能です。知名度が高いためアカウントを持っている人が多く、社内だけでなく社外の人とやりとりをする目的でもよく活用されています。

なお、社員同士のコミュニケーションを活性化するのに役立つのはデジタルツールだけではありません。
SNSだけでなく、昔ながらのやり方も併用するとより効果的です。たとえばフリーアドレス制は社員のデスクを決めず、その時その時で空いているデスクを利用して仕事をする方法です。この方法だと近くで仕事をする人が毎回変わることになり、コミュニケーションを取ったことのない社員の数が減ります。

また、紙に印刷された社内報も見直されています。デジタルの情報しか触れずに1日が終わることも珍しくありませんが、そのような中で紙の社内報は特別感があることからSNSとは違った効果を期待することが可能です。もちろんリアルタイムなやりとりはできませんが、アナログなツールによる伝達はデジタルなツールにはない良さがあります。

お互いの状況がリアルタイムで分かる!

SNSを通じて社員同士のコミュニケーションがスムーズに取れる環境が整っていると、お互いの状況をリアルタイムで確認することが可能です。そのため、他の部署にヘルプを求める必要があるときや、急ぎの依頼がある場合でも相談しやすくなります。
また、他の社員の居場所の確認や業務終了時間、帰社時間などの予測もしやすいです。誰がどんな仕事をしているかがわかりやすくなればお互いの理解が深まり、業務が効率化されたりミスが減ったりするなどの効果が期待できます。

顧客の情報をツールで共有する

SNSの中には、それまで社員が個別に管理していた顧客の情報を共有することが可能なツールもあります。このようなツールは特に営業職の人にとって役立つでしょう。顧客の情報を共有できれば、別部署から同じ企業に対して同時にアプローチしてしまうような失敗を防ぐことができますし、別部署で取引のある顧客の中から自身の部署でも取引できそうな顧客がいる場合、紹介してもらうこともできるでしょう。

顧客の情報は業務内容だけでなく、担当者の情報も重要です。
担当者について詳しい情報が記載されているのは名刺ですが、名刺は実際にその担当者と対面した人しか受け取りません。しかし、SNSの中には名刺を画像で取り込んで社員同士で共有できるツールがあるので、こうしたものを使えば担当者についての情報も共有することが可能です。

モチベーションを上げることもポイント

企業が業績を上げるためには社員のモチベーションを高めることが必要不可欠です。
モチベーションを高める手段としては仕事の成果を給料に反映させたり、公平な人事評価が行われる仕組みを整えたりすることも大事ですが、社員の頑張りが他の社員に伝わる仕組みを作ることも効果があります。

例えば、一定の業績アップに貢献した人や資格を取得した人を社内報に掲載するのも1つの方法です。
他人から認められたいという欲求(承認欲求)を持っている人は多くいるので、このような形で他の社員に知られればそれが励みになり、ますます努力しようという気になるでしょう。

また、英語の検定試験で上級資格を取得したことが知られれば、社内で他に英語ができる人がいないとき、英語が必要な仕事はその人にまかせれば良いと考える人が増えるはずです。こうした情報の共有は本人のモチベーションアップだけでなく業務の遂行においても役立ちます。

社員の誕生日が近づくとお知らせが他の社員に行き、専用のフォームにお祝いメッセージを書き込むことができるSNSもあります。
これは、誕生会や社員旅行のような企画が好まれなくなるなかで、どのようなコミュニケーションを取るべきか考えたことから生まれたものです。こうした方法は他の方法と比べて費用が少なくて済むので気軽に導入することができます。

誰もが使えるツールを選ぶことが大切

社員同士のコミュニケーションを促進する手段はアナログなものとデジタルなものがあります。
デジタルツールを使う場合は利用する環境が社員によって異なることに配慮し、スマートフォン、タブレット、パソコンのいずれでも利用できることがポイントになります。企業で使うことを想定して開発されたツールであれば、この点が問題になることは少ないでしょう。

また、デジタルツールが苦手な人もいます。そのため、デジタルツールが使えない人のためにアナログな手段も合わせて活用することが必要です。特に年配者は昔ながらの社内報などに親しんでいる人が多いので、同じ情報をデジタルとアナログの両方で配信しても良いでしょう。
最新のコミュニケーションツールを導入することで、コミュニケーションが取れない人が出ては本末転倒です。使い方のわかりにくいSNSもあるので、シンプルでなるべく多くの人が簡単に利用できるものを活用するようにしましょう。

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