業務負荷を軽減する、スケジュール管理テクニック

こんにちは。ディレクターのkojiです。

最近の社内報制作進行は、順調に進んでいますか？

「企画ページで社員の皆さんに寄稿をお願いしたのですが、原稿依頼が思うように進まなかった」、「外部のデザイナーに任せているのだけど、欲しいタイミングでデザインがあがってこなかった」など、スケジュール面で思うようにいかないと、お悩みの方も多いようです。

ページ数の多い、また寄稿などで原稿依頼する人数の多い社内報制作においては、“スケジュール管理を制するものが社内報づくりを制する”と言っても過言ではないほど、スケジュール管理は非常に重要な業務となります。

実際、今回の制作でスケジュール通りに思うように進まなかった方、それはなぜでしょうか。無理なスケジュール感だったのでしょうか？よく耳にしますのが、「原稿がそろったページからデザイナーに原稿を渡していたのだけど、そのデザインに時間がかかって…せっかく早く原稿送ったのになぁ」といった感想。

デザイナー側からしますと、ページ全体のイメージがわかないまま、部分的に原稿が届く、これ、デザイナー泣かせな依頼のようです。
もし、デザイナーと円滑なやりとりを進行したい場合、２つのポイントがあります。

①原稿はコーナーごとにまとめて入稿しましょう
②入稿タイミングを共有しましょう

１つめは原稿の入稿方法について。

例えば、「トピックスの原稿のうち、揃ったものから入稿します」と五月雨式に送るのではなく、「今回のトピックスページでは、８つのネタを均等に掲載したいと思っています。すべての原稿が揃ったので、デザインを開始してください」と、コーナー単位で原稿をまとめて入稿してあげるとよいでしょう。
そうすることで、デザイナーはページ全体を確認しながら、素材を調理しますので、結果、質の高いデザインに仕上がることにつながります。

２つめは入稿タイミングについて。

原稿の入稿が、当初のタイミングからズレてしまうこと、よくあります。
そのような時は、デザイナーにひと言「このページの入稿は、１日ずれて○月○日になりそうなので、提出も１日ずらして○月○日にアップしてもらえますか？」と先にスケジュールを確保しておきましょう。

デザイナーはいろいろな案件を同時に抱えていることが多いので、業務がどのタイミングで入ってくるのか事前に知っておくことで、「このページは、○月○日に入稿されると言っていたから、その日は予定を空けておこう」、と調整が可能になり、結果、早いタイミングで提出が可能になったりします。