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社内報のつくりかた

うっかりやってしまう、「ミスを防ぐ」ためのヒント

2016.03.28

うっかりやってしまう、「ミスを防ぐ」ためのヒント

こんにちは、ディレクターのkojiです。

社内報制作も校了を迎えて、ホッと一息。と思った矢先に刷り上がりの印刷物を見てビックリ!「あ、、、間違えてしまった」そんな経験をしたことはありませんか?印刷物が納品される瞬間は、いつも緊張でドキドキですよね。

さて、100%ミスのない状態で制作進行を行うことは難しいものですが、ある程度、制作経験を積んでくると、そのミスが少なくなります。なぜでしょうか。それは、間違わないための工程(対策法)を実践しているということが考えられます。

そこで、今回は社内報で起こりやすいミスを挙げながら、その対策法をお伝えしていきたいと思います。

■起こりやすいミス 第1位:
表紙や1ページ目に掲載する「目次」が、古い情報のままだった。

わたしが今まで制作に携わってきた中で、おそらく一番間違いが見つかった箇所だと思います。
・制作途中でページが入れ替わったのに、「ページ番号」が変わっていなかった。
・特集の「タイトル」をレイアウトでは変更したのに、目次部分は未反映のままにしてしまった。
など、そのほとんどが、「古い情報が残ったまま気づかなった」というもの。

■オススメの対策法
目次ページは、終盤まで触らない!

何度も同じ箇所を校正する。これ、目が慣れてしまい間違いに気づきにくくなる原因です。予め目次は終盤に入ったら更新するものと決めておき、「ダミー状態」にしておけば、「まだ目次は真剣に確認しなくていいのだ」と脳が判断するはずです。
終盤に入ったら、いざ勝負!読者目線で各ページに辿りつけるのか、実際に目次で引いて確認してみるとよいでしょう。
さらに「ページ番号」と「タイトル」を一緒に確認しないこと。最初に「ページ番号」だけすべて確認します。次に「タイトル」だけをずっと確認するといったように、あえて単一の作業に留めることで、脳の集中力を高めることにつながると思います。

■起こりやすいミス 第2位:
住所や電話番号、会社名など企業情報が間違っていた。

初校時から当たり前に入っていることが多い会社名、住所、電話番号、ホームページのURLなどは要注意。この「当たり前」という言葉ほど校正の世界で厄介なものはありません。
・移転前の住所をそのまま載せてしまっていた
・URLのスペルが間違っていた
・「株式会社●×商事」だと思ったら、「●×商事株式会社」だった

■オススメの対策法
公式発表されているホームページや会社案内、名刺と照合する!

冒頭でも申し上げた通り、100%の制作進行というのは残念ながら難しいもの。その時に手助けしてくれるのが「公式」発表されている「ホームページ」「会社案内」「名刺」など。
特に、最新の情報が掲載されているはずのホームページとの照合が確認方法として有効です。そして可能であれば、「ホームページ」と「名刺」、「ホームページ」と「会社案内」、など2つ以上の公式ツールで確認するとより確度の高い校正になります。

■起こりやすいミス 第3位:
名前と写真が合っていなかった。

せっかく社内報に登場してもらったのに社員の名前と写真が合っていなかった。
これはかなり致命的なミスです。 
・新入社員の似たような紹介写真を取り違えた
・キャプションに記載されている名前が誤っていた

■オススメの対策法
同時に確認できる、校正用の原稿を作成する!

このミスが起こってしまう最大の理由は、校正用原稿の保存方法が異なること。
例えば、写真はPCフォルダ内で管理していて、名前一覧表はExcelファイルとか、別々の管理を行っていたりしませんか?「今は時間もないし、あとで確認しよう」と面倒くさがらずに写真をキャプチャして、Excel表にその画像を添付するようなど、同時に確認できるオリジナルの校正用原稿を作成するとよいと思います。

 

以上、簡単ではございますが、よくあるミスをとそれを防ぐオススメ対策法でした。
ミスの少ない制作進行を行うためには、いかに「慣れずに」「思い込まない」ように冷静な視点で原稿をチェックできるかということであり、そのためにそのチェック体制をどう築くかということです。ぜひ、社内報制作が一段落したらご自身の業務を振り返ってみてくださいね。

 

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