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社内報のつくりかた

社内報の校正を最小回数で終わらせるために!

2017.04.06

社内報の校正を最小回数で終わらせるために!
  • #校正・校閲

こんにちは、今回は社内報の校正時に役立つ、校正の進め方に関するプチテクニックをご紹介します。

「確認すればするほど見落としていた修正すべき点が出てきて、校正が終わらない!」というお悩みをお持ちの皆さん、参考にしてみてください。

★テクニック1 必ずプリントアウトして確認しよう

PDFをパソコンで開いて修正点を確認したのに、後で見落としが見つかったという経験はありませんか?パソコンのモニターでの確認は、紙での確認よりも視認性が低いと言われています。校正は、必ずプリントアウトをして実際の紙面に近い状態で確認するようにしましょう。

★テクニック2 指示を出す前に、音読してチェック!

赤字通りに修正されてきた校正。通して読んでみると、文章がうまく繋がっていなかった…いうことは良くあります。赤字を入れたら、デザイナーに指示を出す前に、一度前後の文章の流れを音読して確認してみましょう。面倒と思いがちですが、目で読むだけでなく、声に出して読むと、目と耳の二重チェックとなり、見落としが少なくなります。

★テクニック3 校正表(チェックシート)を作成しよう

何号か発刊を重ねたら、毎回発生する修正点が出てきます。表記の仕方や専門用語など、正しいとする表記や文章の傾向は企業によって異なるものです。そこで、表記の○×(例:○行う、×おこなう など)を、アイウエオ順に並べた自社のチェックシートをまとめておくことをおススメします。校正の際はそのチェックシートを制作会社と共有し、ダブルチェックをお願いしましょう。

★テクニック4 一気に全て確認せず、1つずつチェック

表記も、禁則処理も、ページ数(ノンブル)のチェックも…と全部一気に確認をしようとすると、どうしても見落としが出やすくなります。「初めに修正箇所を確認→文章全体の流れを確認→チェックシートで確認→目次と表記がずれていないかを確認→ページ数(ノンブル)を確認…」というように、一つずつ確認する項目を決めて校正を行いましょう。格段にチェックがしやすくなるはずです。

★テクニック5 人や時間を変えての二重チェックがおすすめ

校正で最も注意しなければならないこと、それは「思い込み」です。人には一度確認したものを正しいと思い込んでしまい、そこに間違いがあっても目に入らなくなってしまうという恐ろしい性質があります。時間がない時には自分以外の人にも二重の確認の依頼をしたり、時間がある時には一晩空けてまっさらな目でもう一度見てみましょう。

 

以上、校正の進め方に関するプチテクニックを5つご紹介しました。校正は2~3回程度までが全スタッフの負担が抑えられ、理想的な回数です。皆さんは何回くらい校正を重ねていますか?できるだけ最小限の作業で、スムーズな進行ができるように、少しずつ工夫してみてくださいね。

 

社内報担当者のための情報サイトSHAHOO!(シャホー)より

(運営:glassy株式会社)

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