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社内報のつくりかた

社内報で座談会企画を実施するときのヒント

社内報で座談会企画を実施するときのヒント
  • #インタビュー・取材・座談会

こんにちは。ディレクターのkojiです。本日は、社内報の企画としてよく挙げられる「座談会」の上手な進行の仕方について考えてみたいと思います。

座談会とは、何人かが集まって、あるテーマについて各自の意見や感想を述べ合う会のこと。

1度でもその仕切りを任されたことのある方ならお分かりかと思いますが、この仕切りが結構難しいのです。その大きな理由は、参加者の「一人ひとりの個性が異なる」から。

語るのが好きな人もいますし、言葉の少ない静かな人もいます。プラス思考の人だけでなく、マイナス思考の人もいます。仕切りをする社内報担当者は、参加している全員に気を配って、バランスよくそれぞれの意見を引き出さなければなりません。

今回はそんな少し難しい座談会を、社内報で実施するときのヒントをまとめました。

ヒント1 参加者たちをリラックスさせる準備を怠らない

当日までに、各人に「こんなテーマについて話をしていただきたいです」というシートを配っておきましょう。座談会ではテーマについての表面的な情報が知りたいわけではありません。その裏側にある苦労や喜び、その人の感じた気持ちなどを引き出したいのです。そのために参加者側には事前に座談会をイメージさせておくことが大切です。

また、どんな人たちが座談会に参加するのか参加者全員のプロフィールを配っておくと、当日の参加者たちの緊張感をやわらげることができるでしょう。だって、会っていきなり「初めまして。さぁ、話し合ってください」と言われてもホンネなど語れるはずがないと思いませんか?

1人へのインタビュー記事よりも、細心の注意が必要な座談会。事前の準備をいつもの取材以上に行いましょう。

ヒント2 座談会は、スタートの5分間がカギを握る 

次は座談会当日の上手な進行の仕方について考えてみたいと思います。
まずは、社内報担当者のあなた自身が、座談会のストーリーを描きます。座談会のゴールはどこにあるのか?ストーリーを描くためにはテーマについての知識が必要です。より深い知識は出席者に任せるとして、テーマの概要くらいは勉強して本番に臨みましょう。

出席者の皆さんが集まったら、まず始めに出席してくださったことへの御礼と、座談会のテーマの説明を行います。
「今日は、●●号の社内報で企画しております●●という新商品に関する座談会にご出席いただきありがとうございます。テーマは、●●という新商品について、①その商品を作ることになった背景、②実際、製品化に取り組んでみてどうだったか、③開発後の消費者の反応はどうか?皆さんに語っていただくことです。よろしくお願いいたします。」

さぁ、スタート!

とその前に、今度は出席者同士のリラックスを引き出すために、一人ひとり簡単な自己紹介をしていただきます。そこで「実は、この人と、あの人は接点がありそうだ」とか、「この人は会話の中心になってくれそうなタイプだな」といったように、社内報担当者自身が人物把握を行う時間としても活用します。

次に、伝えておくと便利なフレーズです。
「座談会は、●:●●までです。短い時間の中で、なるべく全員の方に発言をいただくため、途中でお話を区切らせていただく場合がございますので、ご了承ください」

上記の文章の中で、ポイントは2つ。
一つは、座談会の終了時刻を伝えること。出席者もそれを意識して話を進めてくれるはずです。もう一つは、途中で話を区切る場合があることを伝えること。そうしておけば、声を出さない出席者へ話を振ることもできますし、話が脱線してしまった場合に軌道修正をすることもできます。

ヒント3 会話の『柱』を見逃すな!

続いては、座談会中の進行について考えましょう。

テーマに沿った会話がスタート。中心に座っている社内報担当者のあなたは、発言が出席者の一人に偏らないように注意しながら進行していきましょう。会話が進む中で、出席者たちの積極的な発言が増えてきたら、そこが座談会の『柱』の部分といえるでしょう。この部分は社内報の誌面上でも一番のボリュームゾーンとなりますから、できれば出席者全員に発言してもらうようにするとよいでしょう。後々、原稿をまとめる時に出席者全員を自然な流れで登場させることができます。

会話の『柱』を社内報担当者がつかみ、座談会をリードする方法もあります。それが、「商品写真」「売上集計表」「アンケート結果」「歴史年表」など、出席者がその場で共有できる資料を用意することです。会話だけでは、各人の頭の中は理解することは難しいものです。「この人は、何の話をしたいのだろう?」と話が見えなくなったりもします。資料があれば、同じライン上でテーマを語ることができます。話のブレも少なく、しかも、話のきっかけになる分、座談会も盛り上がりやすいのでオススメです。但し、思わぬ会話を引き出せる可能性が低くなるので、すべてを資料に頼ることは控えましょう。

ヒント4 文章は、趣旨を変えずに整える

最後のヒントは座談会終了後に記事に落とし込む方法についてです。

座談会の文章は、短く、コメントをつないでいくようにまとめていきます。参加者全員のコメントを載せることが基本ですので、たとえば見開きページ(2ページ)で掲載する場合、意外とすぐに誌面が埋まってしまいます。話していた言葉をそのまま掲載するのではなく、整文していくことが誌面をわかりやすくさせるコツです。

 【整文の基本】
・話し始めの「えー」「あのー」、「そうそうそう」などの意味を持たない言葉や繰り返し言葉を削除します。
・専門用語は間違っていないか、サイトや辞書で再確認します。
・自社でしか使われていない言葉は、従業員向けの冊子であっても一般的な言葉に置き換えます。
・正しい助詞を使っているか、文章全体を読んで言葉のつながりをチェックします。
・会話の流れに合っていない文章は思い切って削除します。
・「それ」「あれ」などの「こそあど」言葉が指すものは、前の人の文章からの続きでない場合は、具体的に記載します。
・発言が長い場合は、文章を倒置して短くまとめ直します。

発言の趣旨を変えないことに注意を払いながら、正確で読みやすい原稿を作っていきましょう。

 

以上、座談会企画を実施する際のヒントについてご紹介させていただきました。参考にしていただき、読み応えのある企画にしてください!

 

 

社内報担当者のための情報サイトSHAHOO!(シャホー)より

(運営:glassy株式会社)

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2015.03.05

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