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社内報のつくりかた

社内報を作る目的や作成手順は?読まれる社内報作りのコツ

社内報を作る目的や作成手順は?読まれる社内報作りのコツ
  • #目的・役割
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一概に社内報といっても企業によって在り方はさまざまです。どのような社内報にするかは、業種や社内報の目的によって大きく変わります。しかし、どんな社内報にしようとも、まず大事なのは「きちんと読んでもらう社内報にする」ということではないでしょうか。

この記事は社内報の担当をしているけれど、どうもうまくいかないという人に向けて、より良い社内報作成のためのヒントを伝えます。具体的には、目的の決め方や作成手順について解説していきます。

社内報作成の基本的な流れを知る

社内報は大きく分けて2種類、紙媒体とweb媒体があります。企業によっては両方を使い分けているという場合もあるでしょう。ここでは、紙媒体の社内報を作成する場合の基本的な流れについてまとめます。

まず大事なのは、社内報の目的をしっかりと決めるということです。
目的が決まるとおのずとそれを実現するための企画が見えてきます。企画が決まれば、次に各部門などへ取材を行います。写真撮影も必要な場合があります。そして原稿を執筆します。一般的には、ここまでは担当社員の作業です。編集やデザインの部分は外注となることもあるでしょう。

ページ見本が出来上がったら校正に入ります。記事内容が問題ないかについて取材先に確認依頼を出したり、レイアウトを確認したり、誤字脱字などがないかといった細かな確認作業を実施します。1度の校正でOKになることはほとんどありません。納期が迫ってくる中、細かな修正と確認作業が繰り返されます。担当にとっては最もたいへんなプロセスです。

校正が済むと、印刷に入ります。そして、晴れて完成版が納品され、配布となります。

社内報作成の作業は、この繰り返しになります。毎月発行しているという場合は、担当者は少なくとも2人以上は欲しいところです。

何を目的にして社内報を作るのか?

社内報の目的を決めるうえで最も大事なのは、企業のビジョンを理解することです。
企業ビジョンの実現のために社内報としてできることや、やるべき役割が何かをきちんと明文化して目的に落とし込みましょう。発行目的が明確であれば企画も決まりやすく、また担当者が交代しても内容が変わる心配もありません。

会社の発行物の中で、社内報ほどあらゆる社員の手に渡るものはないのではないでしょうか。それゆえ、社内報でできることはたくさんあります。例えば、事業方針や経営理念の社内浸透、部署間の横のつながりの促進、一般社員と経営陣との縦の理解の促進などに役立ちます。

また、社内報は社員の家族が読んだり、大企業であればグループ会社などにも配布したりという場合があります。社員の家族への情報共有、本社とグループ会社社員との一体感の醸成といったことも大事な役割です。社内の問題解決や業務をスムーズに遂行するための情報を発信するツールとして使うということもあるでしょう。

担当者の工数やページ数も限られています。ビジョンを踏まえた上で、会社が今何に最も注力すべきか、そのために社内報はどうあるべきかを見極めることが大事です。とはいえ、固い記事ばかりですと敬遠されてしまうこともあります。適度にトレンドネタ、生活の知恵、健康コラムといった柔らかい内容を入れて、まずは手に取って読んでもらう、社員間の話題作りを提供するといった工夫も担当者の腕の見せどころです。

目的やテーマの決め方

社内報の目的やテーマの決め方は企業によって異なります。社内報の付加価値を高めるためには、企業が抱えている課題が何かを考えてみましょう。課題解決のために社内報にできることは何かというアプローチは、社内報の企画を通す際にも上司を説得しやすくなります。

例えば、社員のコミュニケーション不足が懸念される場合は、社員が一体感を持てるような特集を巻頭に持ってくるのもいいでしょう。トラブルやミスが多い場合は、正しい業務手順の浸透や社員の意識を高めるような内容を織り込みましょう。

可能な範囲で、企業が向かおうとしている方向性や先行的な情報を、いち早く社員に伝えるということを目的に据えるのもひとつです。
社員にとって最もモチベーションが下がるのは、企業が社員にかかわる大事な決断をしたことを、世の中のニュースで知るということではないでしょうか。

もちろん情報漏えいやコンプライアンスの違反があってはいけませんので、グループ会社や家族などにも配布される社内報に掲載できる情報の範囲に限られます。例えば、株式公開やM&Aを予定している場合は、社内の規律も整えておく必要があるため、社員の意識づけは必須ですので、そうした目的で社内報を使うということもあるでしょう。

業界特性や社風によっても社内報の在り方は変わります。投資や金融系、建築系などの固い企業か、クリエイティブまたはファッション系の企業か、サービス業かどうかなどでもトーンは変わってきます。自社の社内報の在り方に悩む場合は、評価の高い社内報というのを取り寄せたり、社内報担当者同士の交流会などに参加したりして、積極的に他社のノウハウを習得しましょう。社員によく読まれて企業に貢献している社内報には、業種を超えてヒントとなるものがたくさん詰まっているものです。

社内報には取材や写真撮影も必須

より中身の詰まった社内報を作成するためには、担当者は社内のあらゆるイベントや展示会情報などに精通しておく必要があります。
社員が知っておくべきこと、皆が関心を持つであろうことはもちろん、まだあまり誰にも知られていないけれど実は面白い取り組みをしている部門などを発掘するというのも大事な仕事です。

資料を見て淡々と事実を羅列するのではなく、きちんと取材をしましょう。自分もそのイベントに参加して雰囲気を肌で感じたり、主要関係者にインタビューして生の声を引き出したりすることは、記事の説得性を高めます。

また、まずその記事を読んでみようと思わせるためには魅力的な写真も必要です。構図が適切か、全体の雰囲気が分かるものになっているかなどを踏まえて、何枚も撮影しておくようにしましょう。カメラマンとしての腕も、社内報担当者には期待されるところです。

分かりやすく魅力的なライティング

写真撮影と合わせて、社内報担当者には高いライティングスキルも求められます。
社員やその家族、さらに時にはグループ会社の社員と配布対象が幅広いのが社内報です。さらに社員といっても、社長から一般社員まで、すべての階層が対象です。

社内報に必要なのは、そうしたさまざまな属性の社員にとって、わかりやすく読みやすいことです。表現に凝った流麗な文章でも読みづらく、単に事実をまとめた無感情な文章では面白くないでしょう。誰もが読みやすい文章で、起承転結を考えたライティングが好まれます。

また、広報部門が発行するものとしては、文法に間違いがあってはなりません。正しい日本語であり、業務に使う用語の理解も必要です。さらに、部門名、商品名、工場などの名称など、企業として公表している正式名称を用いることが前提です。社内報のページ数は限られているため、一つひとつの記事に許される文字量は限られます。その中で調整するのは大変ですが、誰もが読みやすい文章で、さらに起承転結のあるライティングを目指しましょう。

全体のデザインや文字の選択も重要

社内報は大事なコミュニケーションツールでもありますが、同時に企業のブランドツールでもあります。少なくとも、社内報の顔である表紙は企業のブランドイメージに沿っておく必要があります。

例えば、企業とこれから取引を行う他社の人たちに企業の理解促進のために配布するという用途もあるでしょう。その際、自動車メーカーの社内報の表紙がクマのぬいぐるみであったとしたら、皆が違和感を覚えるでしょう。

表紙に比べると、中のページは多少の自由度は出てきますが、記事の内容云々の前に、まず読みやすいこと、見やすいことが必須です。
文字と背景の色が被っていないか、フォントの種類や大きさは適切か、など視認性には十分に注意しましょう。社内報にかけられる予算にもよりますが、やはり白黒よりはカラーのほうが見やすくなります。また、カラーのほうがブランドイメージを伝えやすく、社員のモチベーションアップにもつながります。

きちんと最後まで飽きずに読んでもらうためには、見出しのつけ方や記事のメリハリも大事です。他社の社内報や編集のうまさに定評のある雑誌なども参考にして、皆が読んでみたいと思わせるような社内報を目指しましょう。

プロに相談して高品質な社内報を

多くのあらゆる人が読む社内報には、ある程度の親しみやすさは必要です。しかし、あまりにも手作り感満載のものでは、なかなか社員には振り向いてもらえません。

リニューアルなどを考えている場合は、良い機会ですから社外のプロをパートナーに加えるというのも手です。そうしたメディア制作のプロは、記事の見せ方、うまいキャッチコピーの考え方などに関しては高いノウハウを持っています。構成やデザインまで依頼できると、仕上がりのクオリティが格段にあがり、より多くの人が読みたいという社内報になります。また、自社の社内報が高いレベルの発行物だということは、社員のモチベーションアップにも寄与します。

しかし、仕上がりのデザインなどは外注するとしても、中の取材はできるだけ担当社員で行うことをおすすめします。いくらライティングのプロであっても、企業のことをあまり知らない人が行う取材と、中の事情に精通している社員が行う取材では、記事の説得性が変わってきます。

記事作りまでは社内で行い、記事の見せ方についてはプロに外注するという役割分担が理想的です。それによって、担当者は、より取材や記事執筆に集中できるでしょう。社内報の作成はやることも多く、大変な作業です。担当者がすべてを抱え込むのではなく、外注したほうが良い部分は外注し、中身と外見ともに高品質な社内報を目指しましょう。

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2014.12.18

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